Privacy Stichting Innocent Smile

Algemeen
De Stichting Innocent Smile, gevestigd op Prof. Hugo de Vrieslaan 52, 3571 GJ te Utrecht, is verantwoordelijk voor dit dossier. In het kader van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) is vastgelegd hoe de Stichting Innocent Smile omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. De stichting houdt persoonsgegevens bij van de donateurs en persoonsgegevens die via acties zijn verkregen. De wet verplicht de stichting niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan noodzakelijk.
Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

Register verwerkingen
De Stichting Innocent Smile verwerkt uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt als donateur of als participant in een van onze acties. De persoonsgegevens worden vastgelegd in een Excel-file op een aparte beveiligde computer. Alleen bestuursleden van de stichting hebben toegang tot deze file.

1. Vastlegging persoonsgegevens donateurs:

  • Spreadsheet donateur administratie, persoonsgegevens
    Aanmelddatum
    Herkomst (bijv. onbekend, nieuwsbrief, website, persoonlijk contact)
    Voorletter/naam
    Voorvoegsel
    Naam
    Adres
    Postcode
    Woonplaats
    Nieuwsbrief: j/n
    E-mailadres: Alle correspondentie met de donateurs wordt per mail verstuurd.
    Betaalperiode
    Toegezegd bedrag donateur
    Betaalwijze: incassomachtiging
    Banknummer
    Bedanken: j/n
    Afmeldingsdatum

  • Spreadsheet donateursadministratie, locatie
    De Excel spreadsheet wordt lokaal beheerd op een aparte beveiligde computer bij de voorzitter van de Stichting Innocent Smile. Deze maakt iedere maand een back-up. De back-up staat op een losse schijf die bewaard wordt in een brandvrije afsluitbare lade.

  • Spreadsheet donateursadministratie, beheer
    Nieuwe donateurs melden zich aan bij het secretariaat Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. Het secretariaat levert de nieuwe aanmeldingen bij de penningmeester aan, die deze verwerkt en opslaat.
    Afmeldingen, van welke aard ook, worden regelmatig verwerkt door de penningmeester. Afmeldingen, inclusief (financiële) betalingsgegevens moeten wettelijk nog twee jaar in het systeem bewaard worden. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.

  • Spreadsheet donateursadministratie, verwerkingen
    Incassomachtigingen:
    Donateurs die een incassomachtiging hebben afgegeven worden per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, wordt er bekeken of er geen afmeldingen zijn geweest. Indien de donateur zich heeft afgemeld wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank.

    Donaties/Giften
    Donaties/Giften die gestort worden op de rekening van de Stichting Innocent Smile,
    NL56 TRIO 0254 8299 61 worden door de penningmeester in de boekhouding verwerkt.

 

2. Vastlegging persoonsgegevens m.b.t. acties

  • Spreadsheet administratie acties, persoonsgegevens
    Aanmelddatum
    Herkomst (persoonlijk contact, website, nieuwsbrief)
    Voorletters
    Voorvoegsel
    Naam
    Adres
    Postcode
    Woonplaats
    E-mail adres: om te kunnen bedanken voor deelname aan de actie.
    Toegezegd bedrag (bestelling of betaling anderzijds)
    Betaalwijze: contant bij ophaal- of contactadres, via storting op rek. TRIO 0254 8299 61 t.n.v.
    Stichting Innocent Smile, via een eenmalige incasso, eenmalige donatie/gift.
    Banknummer
    Bedanken: J/N
    Telefoonnummer: alleen om te overleggen bij onduidelijkheden.

  • Spreadsheet Adressen Organisaties met wie bij acties of projecten wordt samengewerkt.
    Naam organisatie:
    Naam directeur
    Naam contactpersoon
    Adres
    Postcode
    Plaats
    Telefoonnummer
    E-mai

  • Spreadsheet administratie acties, locatie
    De spreadsheet administratie van acties wordt lokaal beheerd op een beveiligde computer bij het daarvoor verantwoordelijk bestuurslid en wordt gedeeld met de  voorzitter van de Stichting Innocent Smile. Deze maakt iedere maand een back-up. De back-up staat op een losse schijf die hij bewaart in een brandvrije afsluitbare lade.

  • Spreadsheet administratie acties, beheer
    Aanmeldingen voor de acties worden door de vrijwilligers aangemeld bij het secretariaat. Na afloop van de actie worden de persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard.
    Daarna worden de gegevens verwijderd.

  • Spreadsheet administratie acties, verwerkingen
          -
    Eenmalige incasso.
            Deelnemers aan acties die een eenmalige incasso hebben afgegeven worden per
            opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam,
            voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank.
         - Contant bij ophaal- of contactadres
         - Storting op rekening NL TRIO 0254 8299 61,
            t.n.v. de Stichting Innocent Smile o.v.v. de naam actie.
            De bijschrijving wordt door de penningmeester verwerkt in de boekhouding.
     

3. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Stichting Innocent Smile maakt geen gebruik van of andere ICT-technieken om gegevens van u te verzamelen. 

 

4. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Innocent Smile.

 

5. Toestemming
Voor sommige gegevensverwerkingen heeft de Stichting Innocent Smile toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG stelt strenge eisen aan toestemming. Bijvoorbeeld voor het plaatsen van foto’s op de website, dient vooraf schriftelijk toestemming te worden gegeven door de betreffende organisatie of particulier van wie de foto’s zijn ontvangen.
De organisatie die de foto ter beschikking stelt is verantwoordelijk voor het verkrijgen van die toestemming van de personen die eventueel op de foto staan afgebeeld. Door Stichting Innocent Smile wordt de gevraagde toestemming geregistreerd en regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd.

 

6. Gegevens van de partner (NGO)
Stichting Innocent Smile draagt geen verantwoording voor de registratie van persoonsgegevens in de landen waar de medewerkers van onze partners of de Stichting Innocent Smile werkzaam zijn (India).

 

7. Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De voorzitter van de Stichting Innocent Smile zal, samen met de andere bestuursleden, toezicht houden op het naleven van de wettelijke regels met betrekking tot de privacy.

Aanvullende gegevens